Comment choisir le logiciel qualité adapté aux besoins de votre EHPAD ?

Comment choisir le logiciel qualité adapté aux besoins de votre EHPAD ?

Vous souhaitez changer de solution pour vous orienter vers un logiciel qualité plus performant pour votre EHPAD ? 

Un outil complet qui vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Un outil qui répond réellement à vos besoins. Un outil qui implique l’ensemble de vos collaborateurs

Mais comment choisir parmi les solutions existantes ? … Nous vous aidons à faire le bon choix en 7 étapes !

Nous vous guidons pas à pas dans ce choix au travers de notre livre blanc. Téléchargez-le gratuitement en bas de l’article. Il a été élaboré en collaboration avec Jessica Vanborre

1. Analysez l’existant et recueillez vos besoins

Choisir le logiciel qualité le plus adapté pour votre structure nécessite l’implication de l’ensemble de vos collaborateurs. Pourquoi ? Pour être sûr que la solution adoptée réponde à leurs besoins et soit utilisée !

Première étape : créez un groupe pilote composé de l’ensemble des corps de métiers de votre EHPAD. Laissez la parole à vos collaborateurs tout en les guidant pas à pas. 

Listez et analysez ensemble les solutions existantes pour gérer la qualité dans votre EHPAD. 

Quels outils utilisez-vous actuellement ? Comment et pourquoi ? Quelles fonctionnalités vous conviennent ou non ? Vous aurez ainsi une vision claire de votre démarche qualité. 

Recueillez ensuite vos besoins. Incitez les membres du groupe à partager les problèmes rencontrés sur le terrain. Quels sont les freins au système actuel ? Qu’est-ce qu’un logiciel devrait améliorer ? 

Cette étape est cruciale. Elle vous permet de définir vos attentes et vos besoins. 

2. Définissez les priorités de votre futur logiciel qualité

Oui, faire un état des lieux de l’existant est nécessaire. Mais attention aux listes à rallonge de fonctionnalités et de besoins ! Questionnez-vous : sont-ils tous indispensables ?

À l’issue de votre analyse, affinez les informations recensées par votre groupe pilote. Prenez le temps de définir les objectifs et les fonctionnalités prioritaires de votre futur logiciel qualité. Pour chaque besoin identifié, définissez la ou les fonctionnalités qui pourraient y répondre.  

Classez chaque fonctionnalité par ordre d’importance. Comment ? À l’aide d’une grille de critères.

Ensuite, formulez vos besoins prioritaires dans un cahier des charges à destination des éditeurs de logiciel qualité. Ce document récapitulatif vous permettra de vous mettre d’accord avec l’éditeur pour qu’il réponde à vos besoins. 

3. Réalisez un benchmark des solutions existantes 

Vous avez défini vos besoins, il est maintenant temps de s’atteler à l’étude des logiciels qualité disponibles sur le marché ! 

Comment mener votre recherche ? 3 procédés s’avèrent très efficaces : 

  • Partir à la chasse aux logiciels qualité sur les moteurs de recherche et les réseaux sociaux
  • Arpenter les salons et autres événements de votre secteur d’activité 
  • Échanger avec d’autres structures ayant déjà opté pour la digitalisation de leur démarche qualité 

Comparez les différentes solutions identifiées. Répondent-elles aux fonctionnalités que vous avez priorisées avec votre équipe ? 

Adoptez la technique de l’entonnoir et affinez votre liste de logiciels qualité en fonction de leurs réponses à vos besoins.  

Nous vous conseillons de cibler 2 à 3 logiciels qualité

4. Mettez les logiciels qualité à l’épreuve

Il est l’heure de passer à l’action ! Contactez les éditeurs des logiciels sélectionnés et réalisez autant de démonstrations des outils que nécessaires ! Le but ? Observer, tester, questionner.  Vous devez vous sentir à l’aise avec le logiciel qualité qui vous accompagnera au quotidien. 

Nous vous conseillons de porter une attention toute particulière aux points suivants : 

  • L’ergonomie et la mobilité du logiciel qualité : il doit vous faire gagner du temps 
  • La personnalisation pour répondre à vos besoins 
  • L’interopérabilité du logiciel qualité avec vos outils internes pour une saisie unique des informations
  • L’accompagnement de votre éditeur dans la démarche qualité de votre EHPAD

Bien sûr, d’autres éléments sont à prendre en considération lors des démonstrations. Retrouvez-les dans notre livre blanc, téléchargeable en bas de l’article.

Vous avez réalisé vos cas pratiques facilement et rapidement ? Vous êtes satisfait de l’outil et êtes rassurés par la proximité du prestataire ? C’est parti ! 

Non ? Alors, au suivant ! Rien ne sert de s’attarder sur une solution qui ne vous convient pas.

5. Prenez connaissance des conditions générales de vente

Vous pensez avoir choisi le bon logiciel qualité ? Pas de précipitation. Prenez le temps de lire les conditions générales de vente avant de signer.

Focalisez votre attention sur :

  • Les modalités de déploiement du logiciel qualité
  • La réactivité du service client
  • Les informations relatives à la maintenance et la sauvegarde du logiciel qualité
  • Etc …

Et, rappelez-vous : l’accompagnement proposé est aussi important que les fonctionnalités du logiciel. 

6. Définissez, ensemble, les conditions de transfert des données

Avant de vous engager, anticipez ! Pensez aux conditions de transfert des données, si vous changez de logiciel qualité. Le but ? Éviter de perdre des années d’informations. 

Portez-y une attention toute particulière, car cette étape est rarement 100% satisfaisante. 

Échangez avec votre prestataire pour vous assurer que vous pouvez à tout moment reprendre et transférer vos données. N’hésitez pas à partir à la pêche aux infos auprès d’autres structures, utilisatrices du même logiciel qualité.

7. Mettez en place progressivement votre nouveau logiciel qualité 

Le déploiement du logiciel qualité doit se faire pas à pas. Il s’agit d’un grand changement pour votre structure et votre équipe ! 

Il est important de faciliter la communication avec l’éditeur, mais aussi en interne. Pour y parvenir, nous vous conseillons de nommer un référent. Son rôle ? Élaborer un planning avec votre prestataire et s’assurer du succès de chaque étape. 

Définissez aussi le niveau de paramétrage du logiciel qualité pour qu’il réponde au mieux à vos attentes. 

Pour finir, formez vos collaborateurs à l’utilisation de l’outil pour répondre aux exigences du terrain. Co-construisez ces formations avec votre prestataire. Profitez-en pour travailler sur des cas pratiques et prenez des exemples concrets. 

C’est de cette manière que vous pourrez conduire la digitalisation de la qualité dans votre EHPAD

Choisir le logiciel qualité qui répondra aux besoins des équipes de votre EHPAD n’est pas anodin. C’est un changement qui doit être réfléchi et rondement mené ! Il est primordial d’impliquer les collaborateurs dès le départ. La qualité est l’affaire de tous. 

Aussi, c’est un réel partenariat de confiance avec l’éditeur, qui ne s’arrête pas une fois la solution installée. Remontez les points d’amélioration que vous relevez. Vos besoins évolueront certainement avec la pratique, au fil du temps, sur le terrain. Travaillez de concert avec l’éditeur pour la mise en place de nouvelles fonctionnalités y répondant.

Enfin, n’hésitez pas à vous faire accompagner. Un intermédiaire expert saura comprendre et traduire vos besoins auprès de l’éditeur.

Vous réfléchissez à changer votre logiciel qualité ? Nous vous conseillons de parcourir le guide Mon Qualiticien, téléchargeable ci-dessous. Découvrez les points de vigilance pour choisir sereinement le logiciel qualité qui correspondra à votre EHPAD.

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