Comment améliorer la traçabilité des établissements de santé et médico-sociaux ?

Comment améliorer la traçabilité des établissements de santé et médico-sociaux ?

Tracer son activité est devenu une préoccupation courante, voire quotidienne pour les professionnels peu importe leur secteur d’activité. Plus qu’une simple tendance, c’est une nécessité dans le secteur de la santé.

Quand on réfléchit à la traçabilité des établissements de santé et médico-sociaux, on pense automatiquement au suivi et à la transmission des dossiers patients ou usagers. Plus que les soins, elle concerne aussi la technique, la logistique, et tous les processus qui participent à la bonne prise en charge des personnes accueillies au sein d’un établissement.

Quels sont ses objectifs ? Quelles réglementations régissent la traçabilité ? Comment la mettre en place dans votre établissement ? Dans cet article, nous revenons sur la notion de traçabilité et vous partageons nos conseils pour l’améliorer.

La traçabilité, c’est quoi ? 

De manière globale, la traçabilité est une procédure qui concerne le suivi d’un produit ou d’un service depuis sa naissance jusqu’à sa valorisation finale. Qu’est-ce que cela implique pour un établissement de santé ou médico-social ?

  • Mettre en place une technique pour garder en mémoire les informations qui circulent dans votre structure
  • Etre capable de les retrouver dans un historique 

La réglementation autour de la traçabilité

Dans le domaine de la santé, la réglementation qui encadre la notion de traçabilité est particulièrement stricte, et pour cause : ici, c’est la santé humaine qui est en jeu ! 

La succession de crises sanitaires dans les années 80-90 (maladie de la vache folle, affaire du sang contaminé) a conduit à un renforcement des textes de lois et l’apparition de normes autour de la traçabilité. Depuis, dans les établissements sanitaires et médico-sociaux, les mesures relatives à la sécurité des patients et des usagers ne cessent d’augmenter.

La norme ISO 9000 

La notion de traçabilité est encadrée par la norme ISO 9000. Cette norme est une référence en qualité. Elle liste l’ensemble des exigences à respecter pour développer un Système de Management de la Qualité (SMQ) robuste. Instaurez une démarche de traçabilité efficace dans votre établissement et vous améliorerez continuellement la prise en charge de vos usagers.

Comment la norme définit-elle la traçabilité ? Comme “l’aptitude à retrouver l’historique, la mise en œuvre ou l’emplacement d’un objet”. Cette définition élargit le champ de la traçabilité aux produits, aux services, ainsi qu’aux processus ou à toute activité

Comment formaliser ces informations ? Là encore, l’ISO 9000 précise que l’ensemble des informations concernées doivent être enregistrées dans des documents. Pourquoi ? Afin de fournir des résultats obtenus suite à la mise en place d’actions ou encore d’apporter la preuve de leurs réalisations.

La loi n° 2002-303 du 4 mars 2015

Cette réglementation concerne le droit des patients et usagers ainsi que la qualité de la prise en charge dans sa globalité. Elle replace l’usager, le patient ainsi que ses proches au centre des décisions, notamment concernant les soins.

Ils ont dorénavant accès à leur dossier et leurs informations sont transférées aux différents professionnels de santé chargés de les suivre. Cela implique la création d’un document à usage unique. Et forcément, cela a un impact sur l’organisation de vos services. La communication interne est la clé d’un accompagnement de qualité

La loi précise aussi qu’en cas de litige, la qualité de la prise en charge sera évaluée, moyennant des sanctions. Tracez donc rigoureusement l’ensemble des informations concernant vos usagers. 

Résultat de toutes ces lois et normes ? Les démarches administratives se multiplient. Vous devez jongler avec de plus en plus de réglementations et garder des traces écrites de tous vos faits et gestes. Convaincre vos collaborateurs de faire de même pose aussi problème. La traçabilité est souvent perçue comme une contrainte par les équipes. Elle représente donc un véritable enjeu.

La traçabilité : un savant mélange entre le fond et la forme 

Tracer son activité, oui. Mais concrètement, que faut-il garder en mémoire et transmettre ? Et sous quel format le faire ?

Gardez en tête que toutes les tâches réalisées au quotidien dans votre établissement doivent faire l’objet de traçabilité. Les soins et le circuit de médicaments au même titre que les actions propres à l’accompagnement, au confort ou au bien-être de vos usagers.

Plus spécifiquement la traçabilité concerne : 

  • Le suivi des usagers via leur dossier et les transmissions des professionnels
  • L’ensemble des activités d’hébergement par le biais de fiches de traçabilité de l’hygiène en cuisine, en lingerie, etc. 
  • La sécurité des usagers à travers le registre de sécurité et le carnet sanitaire
  • Le management de la démarche qualité par la rédaction et l’archivage de comptes-rendus de réunions, de commissions et d’indicateurs

Répertoriez les bonnes pratiques en termes de traçabilité, harmonisez-les, rédigez une procédure et partagez-les à l’ensemble de votre équipe. Les faire adhérer, c’est s’assurer d’une bonne traçabilité dans votre établissement.
Enregistrez les informations propres à chaque axe de votre activité dans le cadre de vos évaluations internes. Nous vous conseillons 2 formats :  les comptes-rendus de réunions ou de tableaux de suivi des informations.

Outre la réglementation, pourquoi devriez-vous mettre l’accent sur la traçabilité

La mission numéro un de la traçabilité est d’améliorer la qualité de l’accompagnement des usagers et de sécuriser leur prise en charge. Comment ? Via une meilleure communication interne et une gestion des risques plus maîtrisée. L’idée principale est de renforcer le suivi de l’usager. C’est d’autant plus important dans le contexte sanitaire actuel. 

Améliorez la communication interprofessionnelle

La traçabilité repose sur le principe de la diffusion de l’information dans les différents services de votre établissement. Elle favorise un décloisonnement de votre organisation. La transparence est le maître-mot ! Tracer votre activité améliore la coordination entre vos collaborateurs. C’est aussi un excellent moyen pour encourager la collaboration entre les différentes équipes et les différents niveaux hiérarchiques. 

Donnez accès à la bonne info, au bon moment, au bon endroit et aux bonnes personnes et fini les oublis ! Le travail de votre personnel sera facilité et il sera beaucoup plus performant.

Optez pour la culture de l’écrit et archivez vos informations pour assurer la continuité de l’activité quand vos équipes changent. Et on sait que les remplacements sont nombreux dans le secteur du médico-social ! Vos nouvelles recrues auront directement accès aux informations capitales et seront opérationnelles illico presto. 

Gérez plus efficacement vos risques

La traçabilité joue un rôle extrêmement important dans la gestion des risques. Tracer votre activité est un moyen d’identifier rapidement une non-conformité. Vous êtes ainsi capable non seulement de détecter un problème, mais surtout de remonter le processus jusqu’à sa source. Rien de plus efficace pour comprendre les raisons des dysfonctionnements dans votre structure et éviter qu’ils ne se reproduisent.

Suivre la gestion des événements indésirables est aussi indispensable pour améliorer la qualité de vos services. Donnez la possibilité à vos collaborateurs de remonter des incidents, partagez-les avec les équipes concernées et indiquez les actions correctives mises en place. C’est cette démarche de traçabilité qui vous permettra de gérer les risques plus efficacement dans votre établissement !

La traçabilité a aussi un autre but secondaire : celui de vous protéger en cas de litige avec un ou plusieurs usagers. Vous devez être capable de prouver que vous agissez toujours dans l’intérêt de vos résidents et en concordance avec la loi.

3 conseils pour améliorer votre traçabilité 

Impliquez vos collaborateurs

La clé de la bonne conduite de la traçabilité dans votre établissement, c’est votre équipe ! Pour améliorer la traçabilité, il est primordial que vous impliquiez vos salariés. 

C’est ensemble que vous serez capable d’établir une méthodologie efficace et de gérer les risques. 

Prenez le temps de leur expliquer le but de cette démarche. Ils doivent trouver du sens à ces actions pour les appliquer. Organisez des groupes de réflexion sur le sujet, pour établir des procédures dédiées et partagées à tous. Formez vos équipes au sujet de la traçabilité et surtout suscitez leur adhésion !

Dites adieu au support papier et bonjour au digital

Dans les établissements médico-sociaux, le format papier reste le support le plus privilégié. Des montagnes de paperasses, des feuilles volantes à droite à gauche… Une pratique qui n’est pas compatible avec une bonne traçabilité. Le risque d’éparpillement, de détérioration ou de perte des informations est trop grand ! Encore plus si vous êtes à la tête d’une grosse structure.
Sans parler des déplacements incessants de vos collaborateurs pour mettre la main sur un dossier, partager un document ou l’imprimer. Du temps perdu qui serait plus utile auprès des usagers.

Attardez-vous un peu plus sur la question et vous verrez que le format papier n’est absolument pas adapté à la traçabilité

  • Plus fastidieuse à remplir (une signature par ligne, une incertitude sur l’exécution de certaines tâches et les modalités d’accompagnement)
  • Plus longue à analyser (contrairement à l’outil informatique, le format papier ne dispose pas de filtre spécifique pour traiter les informations)
  • Plus difficile à archiver (classer le papier manuellement est chronophage, l’espace de stockage est aussi restreint contrairement à une solution numérique)

Dites stop au papier et optez pour le format numérique ! La gestion électronique de vos documents est beaucoup plus adaptée. Elle vous permettra de gagner du temps dans les tâches dédiées à la traçabilité, au profit de votre cœur de métier : l’humain ! En plus, elle fluidifiera la communication au sein de la structure.

Choisissez une solution de traçabilité adaptée à vos besoins

Une solution digitale oui, mais laquelle ? Toutes les solutions ne répondent pas de la même manière aux besoins du terrain. Focalisez-vous pour trouver l’outil numérique adapté à la méthode de traçabilité définie dans votre structure. Sans ça, vos collaborateurs n’utiliseront pas la solution choisie et délaisseront la traçabilité.

La bonne solution est celle qui vous fera gagner du temps. L’idée est de répondre aux obligations de traçabilité rapidement pour utiliser votre temps au profit des usagers. 

Un outil adapté est aussi celui qui simplifiera les échanges en interne et avec des acteurs extérieurs. Par exemple, les intervenants libéraux qui ne font pas forcément partie de l’établissement. 

Enfin, il doit être responsive, c’est-à-dire s’adapter à des technologies mobiles (tablettes, smartphones…). Ce critère est à notre sens indispensable. L’objectif étant que tous vos salariés aient accès n’importe où à n’importe quel moment aux informations circulant dans l’établissement.

Vous savez désormais pourquoi la traçabilité est importante et comment l’améliorer. Tracer votre activité est essentiel pour optimiser l’organisation de votre établissement et la prise en charge de vos usagers. Ne la négligez pas et optez pour une solution digitale. Elle sera non seulement plus simple d’utilisation pour votre équipe et vous fera gagner un temps précieux !

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En 7 étapes, définissez vos besoins et prenez la bonne décision : un logiciel qualité qui correspond à votre structure.

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