Gestion électronique des documents : 8 conseils pour sauter le pas

Gestion électronique des documents : 8 conseils pour sauter le pas

Projet d’établissement, règlement de fonctionnement, politique qualité, rapport d’activité, procédures qualité, rapport d’évaluation interne, document rh… Au sein de votre établissement, vous devez gérer de nombreux documents en interne.

Retrouver un document prend parfois des heures… Mettre de l’ordre dans ces dossiers papiers et les tenir à jour est un vrai casse-tête ! Cela ralentit la diffusion de l’information et impacte parfois négativement la qualité des services fournis aux usagers.

Alors, quelle solution pour gérer efficacement l’information ?
La numérisation de vos documents ! Vous gagnerez en productivité, chaque collaborateur se concentrera sur son coeur de métier, et vous améliorerez continuellement la qualité des services.
Quels sont les avantages de la GED ? En quoi elle consiste ? Comment la mettre en place ? Nous vous aidons à sauter le pas et à investir dans une solution de gestion électronique des documents.

Pourquoi passer à la Gestion électronique de documents  ? 

La GED, pour simplifier votre travail en un clic

La gestion électronique des documents fait intervenir des moyens digitaux dans le processus d’organisation des documents. C’est un outil efficace pour gérer les flux des documents qui circulent au sein de votre établissement.

Au revoir les montagnes de paperasses, bonjour le format numérique ! La GED simplifie votre travail au quotidien. Gagnez du temps et renforcez le contrôle de vos procédures qualité. Créez, classez, mettez à jour, partagez et archivez vos documents en un clic !

La gestion électronique des documents incite vos équipes à communiquer, collaborer et s’impliquer dans la vie de l’établissement. Via la GED, chacun participe à l’alimentation de données et à l’échange d’informations. 

La GED, une réponse aux normes ISO (qualité, sécurité et environnement)

Qualité 

La maîtrise documentaire est un point clé pour optimiser la qualité des services de votre établissement. La norme ISO 9001 apporte des précisions sur les modalités de la gestion de vos documents. Et les exigences sont multiples ! Création, codification, transmission, conservation (accessibilité, durée, lieu) et destruction de vos documents internes. 

Pour y répondre, les ESSMS* accumulent les dossiers. Mais, plus il y en a, plus il est difficile de les tenir à jour. Dorénavant, libérez-vous de ce poids : optez pour la gestion électronique des documents. C’est une solution intuitive pour répondre à toutes ces contraintes de manière 100% automatisée. Il vous suffit simplement de définir et de paramétrer vos réglages au préalable.

*Établissements et services sociaux ou médico-sociaux

Sécurité 

Il vous est déjà arrivé de perdre des documents importants ? Des heures, des jours de recherche et impossible de mettre la main dessus ? Ou alors, en passant de main en main, vos documents finissent par s’abîmer ?
Grâce à la GED, mettez fin à la perte ou la détérioration de vos documents. Tout est enregistré en ligne et facilement accessible.

L’accès aux documents est d’ailleurs 100% sécurisé. Vous êtes maître à bord et décidez avec qui vous souhaitez partager les documents de votre GED. Soyez sûr que tous les collaborateurs autorisés pourront consulter, voire mettre à jour le document selon leur niveau d’autorisation. 

À la fin du cycle d’un document, vous pouvez aussi toujours garder une trace dans le système d’archivage électronique (SAE) de votre GED. Archivez votre document pour empêcher toute modification tout en y gardant un accès rapide. Le contrôle et la sauvegarde des informations sensibles sont donc optimisés !

Environnement

La dématérialisation des documents réduit considérablement la quantité de papier consommée. Le zéro papier est déjà une grande avancée vers votre engagement environnemental, non ?

La GED, pour avoir tout à portée de main dans un seul et même endroit

La GED permet de rassembler l’ensemble des dossiers informatisés dans un seul et même endroit, ce qui simplifie leur gestion. Gain de temps garanti !

Pas de multiplication des documents et donc de problèmes pour tracer les dernières mises à jour. Grâce à la GED, vous accumulez des informations sur les dernières modifications effectuées. Quand ? Par qui ? À quelle occasion ? Trouver la bonne version d’un document est simple et rapide !

Autre avantage : l’uniformisation des pratiques documentaires. Utiliser la GED est un moyen efficace pour standardiser vos documents. Cette fonctionnalité est d’autant plus utile si vous êtes à la tête d’un groupe de structures. Transférez vos documents unifiés en un claquement de doigts dans tous les établissements concernés.

La GED, pour optimiser votre communication interne 

La gestion électronique des documents est un outil puissant pour faciliter la communication interne. C’est un moyen de rendre l’information disponible pour tous les membres de votre équipe quel que soit leur service.

Elle permet de personnaliser le partage des informations avec vos collaborateurs. Maîtrisez les droits d’accès, d’édition, de partage et transférez la bonne information, au bon moment et au bon endroit. Tous peuvent travailler simultanément sur un même document et le garder en permanence à portée de main. 

La GED, pour réduire vos coûts

Réduire vos coûts grâce à la gestion électronique des documents ? Oui, c’est possible ! Mettre en place la GED vous permet de réduire vos coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information. Dire stop au papier veut dire moins de consommation d’encre et de papier, et moins de locaux utilisés pour l’archivage physique.

Par ailleurs, la GED permet des gains phénoménaux en coûts de transfert. Plus besoin de chercher des documents mal classés, de remplacer des documents perdus, de les photocopier pour les distribuer à des collaborateurs. Bien que secondaires, ces coûts ont un réel impact sur l’activité de votre établissement. Selon l’Association Américaine du Management de l’Information (AIIM), le coût d’un document perdu est de 200 euros !
Réduisez le temps de traitement des documents et augmentez la productivité de vos équipes. 

5 étapes pour une GED efficace

Alors oui , la GED a plein d’avantages, mais comment elle fonctionne exactement ? Gérer correctement vos documents via la GED comprend 5 étapes :

Créez vos documents

La première étape consiste à numériser des documents papier. Rassemblez aussi vos documents nativement digitaux. Opérez ensuite un transfert, directement dans votre logiciel de GED. 

Vous ou un membre de votre équipe qui en a l’autorisation pouvez aussi directement créer des documents via votre logiciel.

D’ailleurs, nous vous conseillons de choisir une solution GED qui intègre une grande diversité de formats pour faciliter le transfert de vos données : Word, Excel, JPEG, PDF…

Traitez vos documents 

La seconde phase correspond à la classification, au référencement et à l’indexation des documents. L’idée ? Décrire le document en lui associant différentes informations ou attributs pour faciliter son exploitation. Par exemple : le type de fichier, la date de création, le responsable de la création, son contenu, etc.

Comme pour la version papier, listez un certain nombre de dossiers pour y glisser vos fichiers. Ne négligez pas cette phase d’architecture de l’information pour exploiter au mieux vos documents.

Stocker vos données

Le stockage est une des fonctions clé de la GED. Faites attention à la capacité du système de stockage. Il doit être adapté au volume de documents que vous produisez et permettre des accès express !

Diffusez et consultez

Gardez à l’esprit que le but de la GED est de faciliter l’accès à une information fiable.

Partagez vos documents à différents collaborateurs au sein de votre établissement. Désignez-les comme modifiables ou non et gérez les droits d’accès aux documents (en lecture seule, mode éditeur, etc.). 

Considérez les spécificités de chaque cœur de métier pour mettre en place un cadre adapté à la diffusion, la consultation, la modification des documents. 

Archivez vos documents

À la fin de vie d’un document, vous avez la possibilité de le conserver, souvent pour des raisons légales. A contrario, vous pouvez aussi opter pour la suppression des documents qui ne sont plus utilisés dans les opérations quotidiennes. 

3 conseils pour mettre en place votre Gestion électronique des documents 

Incluez l’ensemble de vos collaborateurs 

La gestion électronique des documents est l’affaire de tous ! Oubliez le management hiérarchique si vous souhaitez réussir la transition digitale de votre gestion de documents. 

Notre recommandation numéro 1 : intégrez vos collaborateurs (utilisateurs de la future GED) ! Plus tôt ils seront intégrés dans le processus, plus vite vous pourrez construire votre GED de manière optimale.

Dégagez les attentes et les points de blocage de chaque service.
Organisez une consultation générale afin d’identifier les besoins de vos équipes et ainsi concevoir une GED adaptée. Posez par exemple les questions suivantes à vos équipes :

  • De quels documents avez-vous le plus souvent besoin ?
  • Quels types de documents éditez-vous le plus souvent ?
  • Quelle note donnez-vous à telle fonctionnalité de la GED ? 

Après avoir recensé les besoins, résumez-les dans un cahier des charges. Il constitue la référence de votre projet de gestion électronique des documents et sera utilisé tout le long de sa mise en œuvre. 

Choisissez un logiciel adapté à vos besoins 

Avez-vous fini de définir vos besoins ? Maintenant, choisissez un prestataire adapté pour construire votre GED ! L’idée est d’orienter votre choix en fonction des enjeux et des besoins de chacun de vos services.

Plusieurs solutions existent. Plusieurs solutions existent :

  • Une solution clé en main
  • Un logiciel type Saas, un modèle spécifique de logiciel hébergé par un fournisseurs tiers et accessible pour vous via internet
  • Un logiciel sur-mesure, que vous développez vous-même

Les solutions clés en main couvrent les fonctionnalités de base d’une GED : la numérisation, l’indexation, la gestion, le stockage, l’archivage et la consultation des documents. Ils sont moins ergonomiques et très standardisés. Au contraire de la solution Saas où la configuration du logiciel, l’intégration et le paramétrage de vos documents sont effectués en fonction de vos exigences. 

Comment choisir votre logiciel qualité ?

En 7 étapes, définissez vos besoins et prenez la bonne décision : un logiciel qualité qui correspond à votre structure.

Comment choisir le logiciel qualité adapté aux besoins de votre EHPAD ?

Formez vos équipes 

Gardez en tête que la mise en place de la GED est un projet à part entière et qu’il va bouleverser votre organisation. Déployer une solution logiciel n’est pas suffisant pour assurer la réussite de votre projet !

Le succès du déploiement de la GED réside dans la formation et l’accompagnement de vos collaborateurs. Les former est indispensable pour leur permettre d’utiliser cet outil avec aisance et maximiser leur productivité. Une gestion électronique des documents correctement utilisée peut améliorer la rentabilité de 3 à 5% et vous permettre d’accroître la qualité de vos services. 

Les former aux bonnes pratiques de la gestion électronique des documents permet aussi d’éviter les accidents et de perdre des documents.

Pensez à ce point lors du choix de votre prestataire. S’il propose une formation complète des collaborateurs au fonctionnement de la GED, c’est peut-être le partenaire vers qui vous tourner !

Vous savez désormais tout de la gestion électronique des documents. Alors oui, on vous a présenté la GED comme le graal, mais on est aussi conscient de ses limites. Elle nécessite un investissement financier (matériel, logiciel, formation) et constitue une véritable mutation de votre organisation. Conduire le changement peut être une tâche difficile !
Pour être réussie vous devez absolument impliquer vos équipes et choisir une solution de GED adaptée à vos besoins.

Chez Mon Qualiticien, nous avons développé une GED dans notre logiciel qualité. En plus de proposer une plateforme de stockage et de diffusion de vos documents, nous avons déployé un système de partage d’informations détaillées avec 4 types de droits d’accès. Vous avez en plus la possibilité de désigner des référents pour chacun de vos processus afin de valider ou non les mises à jour effectuées par vos collaborateurs.
Le grand plus de notre GED : un système de gestion documentaire commun. Il vous permet de diffuser un unique document, par exemple une procédure, à l’ensemble de vos structures et ainsi d’uniformiser vos mises à jour.
Autre fonctionnalité novatrice : un outil de signature, pour garder une trace de l’approbation de vos collaborateurs vis-à-vis de l’instauration de nouvelles procédures.

Prêt à sauter le pas, gérer efficacement votre système documentaire et gagner du temps ? Contactez-nous sur le site Mon Qualiticien ou par mail, à l’adresse contact@monqualiticien.com 😉

Articles recommandés

Partager cet article :

Partager sur facebook
Partager sur twitter
Partager sur linkedin