Pilotez la démarche qualité de votre EHPAD avec un responsable qualité externalisé

Démarche qualité en EHPAD : avez-vous pensé à faire appel à un responsable qualité externalisé ?

L’amélioration continue de la qualité de ses services est au cœur des préoccupations de bien des EHPAD. Pourtant, elle est parfois vue comme une contrainte, face aux réglementations en vigueur. Alors, force est de constater que les équipes ne s’y impliquent pas vraiment. Et bien souvent, les compétences manquent pour déployer une démarche qualité qui répond aux besoins d’une structure et de ses collaborateurs.

Si vous êtes dans ce cas, avez-vous pensé à faire appel à un responsable qualité externalisé pour votre EHPAD ?
Mais avant, encore faut-il savoir pourquoi. Que peut-il bien vous apporter ?

 

Pallier le manque de compétences en interne

À l’échelle d’un EHPAD, rares sont les responsables qualité. Aussi, il est probable que votre directeur adjoint ou vous-même n’ayez pas toutes les compétences ou ne soyez pas sensibles à la qualité.
De plus, vous n’avez peut-être pas les moyens d’embaucher à temps plein, ou même à temps partiel.
Un responsable qualité externalisé peut alors vous apporter ces compétences, ponctuellement ou sur du plus long terme, en fonction de vos besoins.

Cependant, externaliser sa démarche qualité ne veut pas pour autant dire que vous vous désengagez. Vous ne sous-traitez pas, le consultant accompagne, il est un appui méthodologique pour piloter votre démarche qualité. Il est complémentaire, vous travaillerez de concert.

Selon ses missions, que vous conviendrez ensemble, vos besoins et le budget de votre EHPAD, il peut intervenir 1 à 2 jours par mois, pendant 6 mois à 1 an, ou le temps d’une mission bien définie.

Piloter la démarche qualité de votre EHPAD

Vous souhaitez déployer une démarche qualité, encore timide à ce jour ? Ou vous avez besoin de lui donner un coup de fouet ?

D’une part, un expert externe à l’établissement vous aide à définir et mettre en place une démarche qualité cohérente par rapport aux besoins de la structure et à ceux du personnel.

D’autre part, faire appel à un responsable qualité externalisé est la garantie que votre démarche qualité ne s’essouffle pas et qu’elle soit au service de vos équipes, des résidents et de la performance de votre EHPAD.
Il peut intervenir comme un booster d’une démarche qualité endormie, pendant un temps défini.

De plus, faire appel à ses services est un moyen de réassurance.
Votre démarche qualité est-elle efficace ? Le consultant vous aidera à identifier vos points forts et ceux à améliorer. Il vous proposera des pistes d’amélioration et la méthodologie nécessaire pour les mettre en action.

Enfin, collaborer avec lui est un gage de régularité. Il vous aidera à ne pas perdre de vue vos objectifs. Il vous accompagnera dans l’amélioration continue de votre démarche qualité.

Intervenir ponctuellement

Bien que votre démarche qualité soit déployée, vous pouvez être en difficultés sur l’une des actions qui la compose. Comme, par exemple :

  • élaborer votre projet d’établissement
  • déclarer des évènements indésirables, action encore sous-utilisée dans votre EHPAD
  • opter ou changer de logiciel qualité, alors que vous ne savez pas par où commencer
  • conduire une évaluation interne
  • former un membre de la direction ou l’ensemble du personnel à la qualité

Un responsable qualité externalisé peut vous aider à résoudre certaines des problématiques de votre EHPAD, ponctuellement.

Sensibiliser et faire adhérer vos équipes à la démarche qualité

Dans bien des esprits, la démarche qualité ne dépend que d’une seule personne, dont c’est le métier.
Sur le terrain, on la perçoit comme quelque chose que l’on ne peut pas éviter, que l’on doit faire. On se dit que c’est de l’administratif en plus. Mais, on n’y accorde pas l’importance qu’elle mérite et les équipes n’y adhèrent pas vraiment. En cause : un manque d’information, une méconnaissance de ses enjeux et bénéfices.

Or, un responsable qualité est un chef d’orchestre, dont la partition est composée par chaque professionnel de l’établissement.
Tous sont au cœur de l’action. Tous ont leur rôle à jouer dans l’amélioration de la qualité.

Un responsable qualité externalisé peut alors vous aider à impliquer toutes les fonctions exercées au sein de votre EHPAD.
Pour cela, il sensibilise sur les enjeux et bénéfices d’une démarque qualité. Il forme vos équipes, qui peuvent avoir la meilleure volonté du monde, mais qui ne disposent pas des compétences ni des fondamentaux. Comprendre, c’est la base pour s’impliquer.

Lorsqu’ils ont saisi les enjeux, les bénéfices pour eux et pour les résidents, ainsi que l’importance de leur rôle, vos collaborateurs sont remotivés et engagés. L’adhésion au projet d’établissement est naturelle.
De plus, c’est un moyen de valoriser chaque métier.

Aussi, vos équipes monteront en compétences pour avoir une vue plus macro et améliorer leurs pratiques.

Et, bien sûr, l’implication collective à la vision de l’établissement garantit une fidélité plus importante de votre équipe.

Choisir et déployer le bon logiciel qualité pour votre EHPAD

Vous envisagez de franchir le pas du « tout numérique » ou de changer de logiciel qualité ? Mais, avez-vous pensé à définir des objectifs adaptés aux besoins de votre EHPAD et à ceux de vos équipes ? Aussi, êtes-vous familier avec les bases de la démarche qualité ?

Sans ces prérequis, il ne vous sera malheureusement pas d’une grande aide. En effet, un logiciel qualité est simplement un outil facilitant, pour atteindre vos objectifs, au service de votre EHPAD, de vos équipes, et indirectement des résidents.

Il est donc primordial de :

  • savoir pourquoi vous mettez en place cet outil,
  • recenser les attentes individuelles et collectives,
  • définir vos objectifs de performance et de qualité de vie au travail.

Un responsable qualité externalisé pourra ainsi vous accompagner pour répondre à ces questions.
Il pourra ensuite vous aiguiller dans votre choix de logiciel, suivant une méthodologie adaptée et qui convient également à votre organisation.

 

Que vous manquiez des compétences en interne, que vous souhaitiez piloter efficacement votre démarche qualité, faire adhérer vos équipes, ou encore choisir le logiciel qualité le plus adapté, le responsable qualité externalisé définit avec vous les besoins de votre EHPAD.

Expert en management de la qualité, sa connaissance du secteur médicosocial et de sa réglementation est un gage de légitimité vis-à-vis de vos collaborateurs. Il comprend leurs problématiques de terrain et, en parallèle, vos enjeux d’efficacité.

Alors, si vous envisagez de changer de logiciel qualité, assurez-vous que le prestataire vous accompagne dans la définition de votre démarche, le déploiement de l’outil et forme efficacement chaque membre de votre équipe. Votre choix s’appuiera naturellement sur des fonctionnalités qui servent réellement vos besoins individuels et collectifs.

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