Comment le digital améliore-t-il la qualité de vie au travail en EHPAD ?

Le digital améliore la qualité de vie au travail

Virage, révolution, transition numérique, transformation digitale. Vous les entendez sans arrêt ces termes, vous les voyez souvent débarquer en grande pompe sur LinkedIn. C’est tendance. Ça vous met la pression – alors quand allez-vous franchir le pas pour transformer votre organisation grâce au numérique ? Mais vous êtes peut-être dubitatif. Comment le digital peut-il améliorer le management dans votre EHPAD et la qualité de vie au travail de vos équipes ? 

Le bien-être en entreprise est devenu la priorité. Un salarié heureux serait un salarié productif. Mais vous n’avez pas forcément besoin de babyfoot ou de chief happiness officer.

Améliorer la qualité de vie au travail, ça veut surtout dire : 

  • Comprendre et répondre aux besoins des salariés, dont les profils et fonctions sont parfois très différents mais complémentaires ;
  • Fournir des conditions de travail leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier, de prendre soin des usagers et de favoriser les initiatives ;
  • Tout en ayant conscience du besoin de performance de votre établissement, et en prenant compte des contraintes réglementaires et de l’évolution des profils des usagers. 

Pas simple, n’est-ce pas ? Respirez, tout va bien se passer.

Nous sommes persuadés que le digital peut vous aider à améliorer la qualité de vie au travail de vos équipes. 

Fini le manque de communication en EHPAD, informez la bonne personne au bon moment

Bien souvent en EHPAD, trop de canaux de communication sont utilisés (e-mails, notes, post-it ou de vive voix) pour déclarer des événements indésirables, demander une intervention, ou donner une simple information. Vous ne savez peut-être plus où donner de la tête, vous vous sentez submergé. Et là, pas sûr que la qualité de vie au travail soit au rendez-vous. 

Avec un espace de communication spécifique et commun en ligne, vous centralisez et suivez les demandes d’interventions, en temps réel. Les problématiques sont remontées aux bonnes personnes, qui sauront être réactives pour résoudre les dysfonctionnements.  

De plus, l’une des fonctionnalités numériques les plus prisées est sans aucun doute le réseau social d’entreprise.

Au début, les échanges sont timides. Mais bien vite, la messagerie interne crée un véritable espace d’expression, certes virtuel mais où la parole se libère. 

Tout le personnel de l’EHPAD a accès à la plateforme, avec le même niveau d’informations, pour une communication interne cohérente. Vous pouvez vous adresser à n’importe qui, où que vous soyez, rapidement. 

En moins de 2 minutes, dégainez votre téléphone, remontez l’information directement au bon interlocuteur. Il prendra la bonne décision pour résoudre le problème. Inutile de le rappeler plusieurs fois.

Aussi, grâce à l’outil digital, vous facilitez l’intégration des nouveaux salariés. Tout nouvel arrivant doit assimiler – et ce, très rapidement – de nombreuses informations et connaissances, pour comprendre le fonctionnement de l’organisation. En centralisant ces éléments dans un outil unique, vous structurez son parcours d’apprentissage. Il est mis en confiance car il fait ses premiers pas dans une véritable communauté et sait où trouver l’information.

Les équipes échangent plus facilement entre elles, s’adressent au bon interlocuteur rapidement, pour davantage de réactivité et de tranquillité d’esprit.

Au diable la paperasse, concentrez-vous sur votre cœur de métier… et l’humain

L’avantage le plus visible du numérique est sûrement la fin du papier. On ne va pas se mentir… Combien de fois les fiches d’événements indésirables sont-elles perdues ou dispersées dans toutes les unités de vie de votre EHPAD ? Combien de feuilles volantes ont été accrochées dans les couloirs, sans que personne ne les consulte vraiment ? Combien d’enquêtes et de questionnaires de satisfaction se sont perdus ?

On le sait, la ressaisie prend un temps fou et empiète bien souvent sur le temps soignant et sur la relation avec les usagers. Et forcément, ça impacte la qualité de vie au travail de vos équipes.

Adopter un outil numérique vous permettra de faciliter la gestion des informations, pour vous concentrer sur votre cœur de métier, qu’il soit soignant, social, technique, hôtelier ou managérial. 

Vous pouvez facilement remonter des événements indésirables, aux bonnes personnes, créer et diffuser des questionnaires à vos collaborateurs, aux résidents et aux familles. Vous recevez en temps réel les réponses pour les traiter aisément. Vous automatisez ainsi ce type de tâches, et bien d’autres. Utopique ? On vous assure que non.

De plus, un système documentaire dématérialisé est accessible à tous depuis une simple connexion internet sécurisée. Vous améliorez significativement la gestion des documents et leur diffusion. En un coup d’œil, vos collaborateurs accèdent au document qu’il cherche. Et peut-être qu’ils prendront goût à en élaborer, qui sait ?

Grâce au digital, ne perdez plus de temps avec des tâches inutiles et améliorez la qualité de vie au travail de vos équipes. Soulagez les professionnels pour qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier. Du temps administratif gagné, pour le mettre au profit des résidents. Et fini les feuilles volantes ! 

Adieu management pyramidal, faites place à une réelle qualité de vie au travail et une cohésion d’équipe

Et si le numérique rendait le management plus humain ?

Le système de santé et médico-social s’est construit sur une logique de silos : le management est vertical, l’information est bien souvent descendante, les professions sont cloisonnées et hiérarchisées. 

De plus, pour manager, il faut faire preuve d’une capacité d’écoute auprès de ses équipes, dans un environnement de travail qui apporte son lot de stress quotidien. La difficulté d’un manager est de se rendre disponible pour chacun des collaborateurs, dont les métiers et missions sont très différents. 

Et le numérique débarque, pour casser les codes et renouveler la relation entre les niveaux hiérarchiques. 

Le digital encourage les initiatives et favorise la participation des équipes aux prises de décisions, par un dialogue facilité. Le management se fait plus collaboratif, ce qui responsabilise les salariés. L’intelligence collective se développe par un partage de connaissances, sans passer par le manager.

Aussi, plus la peine de prendre rendez-vous avec son boss pour lui communiquer une information importante. Lui peut d’ailleurs se rendre plus disponible et encourager les interactions. 

De plus, grâce à un agenda partagé, vous vérifiez la disponibilité de vos collègues, pour créer un événement, rassembler et faire parvenir l’ordre du jour.

Bye bye le management vertical en EHPAD. La communication est désormais dans les deux sens, l’information arrive à la bonne personne. Les équipes communiquent et collaborent plus facilement, efficacement et rapidement, pour un gain de productivité.

Stop à la dispersion, gérez vos priorités et suivez l’activité de votre EHPAD facilement

L’une des difficultés majeures d’un directeur d’EHPAD ou de tout autre établissement médico-social est de concilier qualité de vie au travail et performance. 

Le numérique révolutionne le pilotage par la remontée de données en temps réel et par l’automatisation de leur traitement.

Fini le suivi des indicateurs et les réponses aux enquêtes de satisfaction sur Excel, bienvenue aux tableaux de bord automatisés.

Imaginez… Vous avez une visibilité en temps réel sur les messages, documents, derniers bons de travaux et événements indésirables. Vous priorisez leur résolution, traitez les urgences et connaissez leur état d’avancement. Vous avez accès à vos indicateurs en un coup d’œil et vous définissez rapidement des axes d’amélioration. Vous gagnez du temps lors de vos évaluations, et vous exportez en un clic l’ensemble de vos données.

Suivre l’ensemble des informations les plus importantes de votre EHPAD n’a jamais été aussi simple. Et on parie que les coûts de fonctionnement de votre structure seront réduits 😉

Alors oui, nous vous présentons l’outil numérique comme le graal. Mais nous avons conscience des obstacles que vous pouvez rencontrer. 

  • La peur d’une perte de relation humaine, 
  • Le changement difficile des habitudes, 
  • L’appropriation de l’outil, alors que le numérique n’est pas inné pour tous et peut être perçu comme intrusif,
  • La multiplication des services, informations et données, qui peuvent vous submerger,
  • Le coût.

Mais le numérique n’en reste pas moins un outil, à votre service. Il ne va pas résoudre tous vos problèmes, mais il va faciliter leur résolution. La transformation sera réussie en impliquant l’ensemble de vos collaborateurs, en prenant en compte leurs besoins et en les accompagnant dans l’utilisation progressive. Le digital est un puissant levier de la qualité de vie au travail en EHPAD, au service de la qualité des soins et de vie des usagers. Mais encore faut-il qu’il soit simple, intuitif et qu’il soit maîtrisé. Digital oui, mais l’humain est la clé de la réussite. 

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